Las conferencias web de hoy en día han recorrido un largo camino desde las discusiones grupales que se llevan a cabo a través de los foros de mensajes en línea. Numerosos negocios y compañías han aprovechado la facilidad y conveniencia de realizar reuniones grupales y presentaciones en vivo a través de Internet. Las conferencias en línea brindan una variedad de ventajas tanto para las empresas grandes como para las pequeñas que intentan encontrar un espectro más amplio de comunicación en el competitivo mundo de los negocios.
Durante una conferencia web, todas las partes involucradas se sientan en su propia computadora después de iniciar sesión en un servicio, lo que proporciona un puente con otros participantes aplicables, a través de una conexión de conferencia web. Los participantes podrán escuchar, ver y comunicarse con los presentadores que están conectados a la línea de comunicación de la conferencia.
Las características de la conferencia web van desde el uso compartido básico de la pantalla con los presentadores hasta la retransmisión de conversaciones, donde los teléfonos VoIP (Voice over Internet Protocol) ofrecen a los participantes la oportunidad de articular sus opiniones y responder preguntas. Algunos también utilizan chat de texto en lugar de opciones de voz.
Esta forma de transferencia de información en línea ofrece una variedad de ventajas para las empresas y otros ámbitos de la comunicación. Por ejemplo, una conferencia web también incluye seminarios que se imparten a través de Internet, que también se conocen como seminarios web. Este tipo de conferencia en línea se usa a menudo durante el estudio en línea, ya que los profesores usan este modo interactivo de contacto para llegar a sus estudiantes y facilitar las discusiones en grupo, en lugar de enviar una conferencia a través de un webcast.
Para las grandes empresas, las conferencias web ahorran dinero, especialmente cuando se trata de cerrar un trato bastante importante. Las empresas gastan miles de dólares en enviar a sus empleados al campo para conocer a posibles compradores, clientes o socios comerciales, y se toman el tiempo de volar miles de millas para vender o presentar nuevas ideas. Aunque es el cuerpo cálido lo que a veces es más convincente que algunos cuadros y gráficos, las conferencias web están avanzando lentamente con los clientes anticuados.
Ahora, la mayoría de las empresas están organizando conferencias en línea para suavizar los detalles, las preguntas y las inquietudes en un entorno en tiempo real, con una persona real hablando y respondiendo consultas, acompañadas de tablas y gráficos que unen los proyectos. El tiempo, el dinero y la energía ahorrados al eliminar las etiquetas telefónicas, los correos electrónicos, los archivos adjuntos y los viajes de negocios son muy gratificantes.
Para algunos, el costo de facilitar y realizar una llamada de conferencia puede ser demasiado alto para que algunas empresas se complazcan tanto como quisieran. Aparte de eso, las desventajas de usar los servicios de conferencias web son bastante leves. En caso de un apagón o pérdida de energía, terminarán abruptamente, causando confusión, que se puede explicar fácilmente más adelante. Para que las reuniones en línea beneficien a todas las partes involucradas, deben llegar a tiempo para evitar demoras costosas en la comunicación.
Otras quejas o preocupaciones con respecto a las conferencias web es el hecho de que, a veces, la baja resolución y la baja calidad dificultan el progreso de una reunión o presentación. Cuando los participantes carecen de una conexión a Internet de alta calidad, también sufrirán una disminución en el valor de la comunicación en línea. Además, algunos socios comerciales y clientes disfrutan del sentido de comunidad y comprensión que surge del contacto cara a cara.
Al seleccionar un servicio de conferencia web, hay muchas funciones diferentes que se ofrecen a través de una amplia gama de proveedores. Las presentaciones de diapositivas (a menudo impulsadas por PowerPoint) permiten a los participantes ilustrar mejor los puntos clave. El uso compartido de aplicaciones permite que otros agreguen a la hoja de cálculo del presentador principal. Los elementos de importancia se pueden resaltar o marcar a través de una función de visualización llamada anotación. Los mensajes de texto, el uso compartido de archivos, así como las encuestas y sondeos útiles también aumentan el atractivo y la utilidad de las conferencias en línea.
El costo está determinado por el tipo de servicios que desea. Por ejemplo, algunos proveedores cobran más si desea que su reunión o presentación se grabe para su uso posterior. La cantidad de conferencias web que planee tener a lo largo del año también determinará sus costos mensuales o anuales. Puede o no elegir un servicio que cobra según el costo por usuario por minuto o por una tarifa fija, que se basa en la cantidad de personas que asisten a su reunión o presentación en vivo.
Hay muchos proveedores de servicios de conferencias web que esperan ayudarlo a realizar este movimiento comercial ventajoso y con visión de futuro. Las posibilidades de hasta dónde puede llevar esta maravilla tecnológica solo están limitadas por su capacidad para comunicarse y expresarse a las masas.
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