Los cinco factores que afectan un proyecto se clasifican comúnmente como alcance, tiempo, costo, riesgo y calidad. El análisis de estas cinco categorías guiará un proyecto hasta su finalización. Sin embargo, se entrelazan entre sí con tanta frecuencia que a menudo es difícil observar cada categoría de manera exclusiva u objetiva. Dicho esto, deseo sugerir que cuando se trata de la selección de un proyecto, estas categorías están precedidas por otros tres elementos. Adaptado del libro Introducción a la gestión de proyectos, la autora Kathy Schwalbe explica que un «método para seleccionar proyectos se basa en su respuesta a un problema, una oportunidad o una directiva» (56). Estos son los primeros elementos que surgen en la selección de un nuevo proyecto. Estos tres factores son especialmente importantes en el mundo actual de la gestión de proyectos basada en la web, donde las empresas encuentran problemas, oportunidades y directivas a una velocidad casi instantánea. A continuación, deseo explorar estos tres factores de selección de proyectos, particularmente en su relación con la gestión de proyectos basada en la web.
Del problema al proyecto
Primero, un proyecto puede ser seleccionado debido a un problema que enfrenta una empresa. Luego, el problema se aborda de acuerdo con los cinco factores de restricción del proyecto que se abordaron anteriormente. En su libro, Schwalbe proporciona un ejemplo de un problema. Ella escribe, «los problemas son situaciones indeseables que impiden que una organización logre sus objetivos. Estos problemas pueden ser actuales o anticipados. Por ejemplo, si se derrumba un puente en una ciudad importante, ese problema debe abordarse lo antes posible. Si un puente se sabe que necesita reparaciones para evitar un colapso, se debe iniciar pronto un proyecto para solucionarlo» (56). En otras palabras, Schwalbe sugiere que cuanto mayor sea el problema, más importante será el proyecto. Cuando se aborda un problema y se selecciona un proyecto, se tendrán en cuenta otros factores.
Con la gestión de proyectos basada en la web, los problemas son mucho más fáciles de abordar y el cambio de problema a proyecto es mucho más eficiente. Por un lado, el problema se comunica más rápido. En segundo lugar, debido a que los detalles del proyecto, los documentos, etc., se almacenan en un único sistema accesible desde la web, los administradores de proyectos pueden colaborar entre sí, ofrecer comentarios y saber en todo momento qué recursos están disponibles. Además, el nivel ejecutivo puede ver los problemas de la empresa como un todo y se pueden tomar decisiones más informadas.
De oportunidad a proyecto
En segundo lugar, se puede seleccionar un proyecto a medida que surgen oportunidades comerciales. Schwalbe escribe que «las oportunidades son oportunidades para mejorar la organización. Por ejemplo, una empresa podría querer renovar su sitio web para atraer más visitantes al sitio» (56). Cuando surge una oportunidad en la que se crea un proyecto, sigue el análisis del alcance, el tiempo, el costo, etc. del proyecto.
Ahora, la oportunidad puede parecer una razón obvia para seleccionar un proyecto, pero debido a que las empresas se enfrentan a diferentes situaciones y/u ofrecen diferentes servicios, también difieren en lo que instiga a nuevos proyectos. Por ejemplo, una empresa de construcción de carreteras puede tener una división que se enfoca en reparar baches, mientras que una empresa de construcción de viviendas se enfoca en adquirir nuevas parcelas de tierra. Uno selecciona proyectos en función de los problemas, mientras que el otro selecciona proyectos en función de las oportunidades.
Con la gestión de proyectos basada en la web, las oportunidades se pueden aprovechar al máximo. Un ejemplo de esto es la posibilidad de que una empresa se internacionalice. Bajo la gestión de proyectos regular (no basada en la web), internacionalizarse sería menos una oportunidad y más probablemente una serie de grandes problemas. Sin embargo, con la gestión de proyectos basada en la web, se convierte en una gran oportunidad. Se pueden eliminar diferencias tales como el idioma, la moneda y la geografía. Los equipos pueden colaborar con otros a través de las fronteras y en el extranjero con un único sistema accesible basado en la web.
Quizás lo más importante al abordar las oportunidades en la gestión de proyectos basada en la web es que la propia red crea más oportunidades. Al igual que los sitios de redes sociales como LinkedIn y Facebook, las empresas que utilizan la gestión de proyectos basada en la web pueden conectarse a la inteligencia colectiva dentro de su fuerza laboral y comenzar a correlacionar, colaborar y comunicarse a tal velocidad que pueden surgir nuevas oportunidades para proyectos a diario.
De directiva a proyecto
Las directivas son un factor menos obvio en la selección de proyectos, pero pueden ser igual de importantes. Schwalbe explica que «las directivas son nuevos requisitos impuestos por la dirección, el gobierno o alguna influencia externa». (56). Muchas empresas pueden encontrar este aspecto de la selección de proyectos aburrido, frustrante o incluso debilitante. La empresa de construcción de viviendas es un gran ejemplo una vez más. Las nuevas leyes de zonificación pueden afectar los planes para un nuevo desarrollo en la medida en que la productividad de la empresa constructora puede verse significativamente reducida. Las instalaciones viales, eléctricas y de alcantarillado pueden requerir nuevas especificaciones que limiten el potencial de los nuevos lotes en un desarrollo. Con esta directiva, es posible que sea necesario seleccionar un nuevo proyecto, o al menos la redirección del actual.
Como mencioné anteriormente, las directivas pueden obstaculizar o frustrar a una empresa, e incluso con un sistema de gestión de proyectos basado en la web, es probable que las dificultades no cambien. En cuanto a la empresa de construcción de viviendas, lo más probable es que no se pueda influir en las leyes de zonificación. Dicho esto, el mejor beneficio que ofrece la gestión de proyectos basada en la web es la velocidad de iniciar, planificar y completar el proyecto. Después de todo, nadie quiere pasar demasiado tiempo en la confusión de las directivas gubernamentales.
Una solución basada en la web
En el mundo empresarial actual, la gestión de proyectos basada en la web es la mejor solución para abordar problemas, oportunidades y directivas. Al ser los primeros elementos que conducen a la selección de un proyecto, estos factores funcionan de manera más efectiva a través de sistemas basados en la web. Una vez establecidos estos pasos de selección, el éxito depende de un equilibrio adecuado de esos otros factores: alcance, tiempo, costo, riesgo y calidad. La conectividad que se ofrece a través de la comunicación en línea es imprescindible para competir con las miles de otras empresas de hoy en día que utilizan la gestión de proyectos basada en la web.
Recurso: Introducción a la gestión de proyectos: con guías breves de Microsoft Project 2007 y @Task. 3ra ed. Minneapolis: Kathy Schwalbe, LLC, 2010. Imprimir.
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