Cuándo reunirse en persona y cuándo servirá una videoconferencia
Para una comunicación más efectiva y eficiente, considere la complejidad de la información que necesita intercambiar antes de elegir el medio. Por ejemplo, si necesita solicitar un archivo, bastará con un simple correo electrónico o un mensaje instantáneo. Si necesita encontrar una solución para una crisis de derrame de petróleo, cualquier cosa que no sea una reunión de trabajo cara a cara generará confusión y falta de comunicación. Las videoconferencias se encuentran en el medio y pueden ser útiles para una amplia variedad de objetivos con un nivel medio de complejidad comunicacional, como evaluaciones de solicitantes de empleo, sesiones continuas de desarrollo de productos, capacitación de voluntarios y cursos o seminarios en línea.
Facilitar una reunión exitosa basada en la web
Una vez que evalúe sus objetivos de comunicación y decida que una conferencia web es el lugar apropiado para su reunión, considere tomar varios pasos sencillos pero importantes para garantizar que su reunión electrónica sea exitosa. Para que su equipo cumpla con los objetivos de la conferencia, debe decirles cuáles son los objetivos en forma de agenda o lista de puntos de discusión. Establezca reglas básicas desde el principio, dejando en claro cuándo está bien hacer preguntas y comentarios y cómo se manejarán las discusiones fuera del tema. Cíñete a tu agenda y asignación de tiempo: los miembros de tu equipo tienen otros compromisos y apreciarán la previsibilidad. Involucre a los miembros discretos pidiéndoles su opinión o exigiéndoles que presenten los resultados de una tarea de investigación asignada previamente. Al final de la reunión, asigne elementos de acción, establezca plazos para los entregables y envíe a su equipo una transcripción para referencia posterior.
Videoconferencia: un medio feliz
Cuando una llamada telefónica no es suficiente pero no es necesario viajar a un lugar distante, la videoconferencia proporciona un medio ideal de colaboración cuando se usa con cuidado. Las videoconferencias basadas en la web efectivas son fáciles si sigue algunos pasos simples para proporcionar señales de comportamiento, cumplir con los objetivos y respetar el tiempo y las contribuciones de los miembros de su equipo. En última instancia, considerar el medio apropiado y tomarse el tiempo para prepararse con anticipación conducirá a reuniones más productivas y efectivas.
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