Cuando busca un proveedor de conferencias web para su corporación, sin fines de lucro, pequeña empresa u otro tipo de organización, el proceso puede parecer un poco desalentador al principio. Un desafío particular es que no hay dos sistemas que sigan exactamente la misma descripción de producción. Luego, está el desafío de tener tantas funciones para elegir.
No existe un conjunto único de funciones de producto que se encuentre en todos los productos de conferencias web. De hecho, en este espacio, las soluciones en sí mismas no siempre son llamadas soluciones de «conferencia web» por sus creadores. Por ejemplo, otros nombres que pueden tener estos sistemas en el mercado son: videoconferencia, teleconferencia, seminarios web, webcasts, escritorio compartido, reuniones en línea, reuniones en red, reuniones web, software de presentación, aprendizaje a distancia, soporte de escritorio remoto, colaboración de trabajo en línea, conferencias por Internet y conferencias en línea, por nombrar algunas.
Si está buscando un proveedor de conferencias web, hay algunas preguntas clave que debe responder por sí mismo antes de comenzar a comprar. Sus respuestas a las preguntas en la lista de verificación de 7 puntos del comprador a continuación le ayudarán a determinar qué tipo de sistema debe comprar:
1. ¿Necesita VoIP?
Algunos sistemas de conferencias web requieren que utilice un teléfono fijo o móvil (es decir, un teléfono estándar) junto con el software. Mientras tanto, otros tienen protocolos integrados de voz sobre IP (VoIP) que aprovechan Internet para llevar sus comunicaciones de voz.
2. ¿Qué importancia tiene para ti la colaboración en el trabajo?
¿Su organización requiere que sus miembros puedan colaborar directamente en proyectos de forma remota con varias personas en diferentes lugares? El software de colaboración en el trabajo es una variedad especial de software de conferencias basado en la web que enfatiza la administración del flujo de trabajo y el uso compartido de aplicaciones, entre otras características.
3. ¿Necesita capacidades de difusión por Internet?
Webcasting se refiere a la capacidad de realizar presentaciones de uno a muchos, generalmente con 50, 100, 1000 o más asistentes. El énfasis en los conjuntos de funciones de estos sistemas está en el alojamiento de múltiples asistentes y, en general, en formatos de comunicación unidireccionales, en lugar de un formato de estilo de reunión tradicional.
4. ¿Necesitará capacidades de retroalimentación de la audiencia/asistentes?
Muchos sistemas líderes, pero no todos, ofrecen a los asistentes la posibilidad de enviar comentarios al organizador de la reunión en forma de chat de texto, encuestas, votos y mensajes instantáneos.
5. ¿Le importa si sus usuarios necesitan descargar la aplicación para usarla?
Algunos sistemas están alojados (por ejemplo, aplicaciones web o soluciones alojadas localmente), mientras que otros se pueden descargar y residen principalmente en las propias computadoras de los usuarios. Hay ventajas para ambos tipos, pero esta es una distinción clave que vale la pena investigar.
6. ¿Cómo calificaría la importancia de la seguridad en su selección de un proveedor de conferencias web, en una escala del 1 al 10?
Por supuesto, todos responderían naturalmente con un «10», hasta que se enteraran de los costos involucrados. Si bien todos los sistemas competentes tienen una serie de buenas funciones de seguridad, muchos sistemas de nivel empresarial tienen capas adicionales de seguridad que los hacen casi totalmente a prueba de balas en términos de evitar escuchas o asistencia no autorizada.
7. ¿Necesita la capacidad de permitir que los usuarios vean y controlen los escritorios de los demás?
El escritorio compartido es una de las funciones más utilizadas en las soluciones de reuniones y conferencias web. Esencialmente, permite que todos los usuarios vean y/o controlen la pantalla de un presentador a la vez. Esta es una característica útil cuando se trata de ver sitios web u otras aplicaciones simultáneamente.
Considere sus respuestas a estas 7 preguntas mientras busca el proveedor adecuado de conferencias basadas en la web. Esto lo ayudará a equilibrar las restricciones de costos con las características que necesita.
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