El US Postal Service® ha estado haciendo todo lo posible para animar a los remitentes a cambiarse al servicio completo de correo inteligente mucho antes de la fecha límite actual del 26 de enero de 2014. Descuentos de franqueo de servicio completo, complemento gratuito en valiosos servicios (rastreo de IMb, Start-the-Clock, ACS), «Crédito tecnológico de servicio completo» y programas de incentivos de franqueo son solo algunos de los incentivos que ofrece el Servicio postal, todos diseñados para ayudar a los remitentes a ahorrar dinero y compensar las inversiones realizadas para implementar cambios en el software, el hardware y los cambios en los procesos.
Sin embargo, dado que el servicio completo de correo inteligente requiere que los remitentes de correo inviertan en cambios de software y procesos, muchos remitentes no lo han implementado, en particular los remitentes de menor volumen. Sin la demanda de sus clientes de usar el servicio completo, muchos proveedores de servicios de correo ven pocas razones para usar el servicio completo. De hecho, muchos remitentes no entienden el valor de cambiar a Servicio completo y sienten que pueden hacer negocios como de costumbre sin hacer cambios en su sistema actual.
Obtenga un mejor servicio del Servicio Postal pagando menos:
Los códigos de barras de Intelligent Mail hacen que su correo sea visible para USPS®.
Algunos remitentes ven que la mayor ventaja de usar Intelligent Mail Full-Service es que ayuda al Servicio Postal a encontrar y reparar rápidamente una tarima extraviada o atascada después de que ingresa al flujo de correo. El correo que no es de IMb es mucho más difícil y lento de encontrar y corregir. El IMb de servicio completo en los contenedores y unidades de manejo es casi como una ‘placa de matrícula’ que le dice al Postal Service™ dónde está el correo en cualquier punto del proceso. Esto le permite al USPS estar al tanto de una paleta que no se está moviendo y hacer que se mueva rápidamente. Esto permite que USPS sea más eficiente y sirva mejor al remitente.
Full-Service lo ayuda a adquirir las mejores prácticas de correo:
Lo que los remitentes no se dan cuenta es que usar el servicio completo no se trata solo de cumplir con los nuevos requisitos de USPS para ser elegible para descuentos postales. Además de obtener beneficios financieros directos, Full-Service les ayuda a adquirir las mejores prácticas de correo que pueden tener un gran impacto rentable A LARGO PLAZO en la forma en que operan sus negocios:
– Reduzca la sobrecarga en su departamento de TI al obtener herramientas para los trabajadores de la planta que procesan automáticamente el trabajo que solía tener que volver a TI
– Automatice las tareas rutinarias y los procedimientos de correo.
– Aumente su eficiencia y precisión de datos
– Ahorre tiempo y haga el trabajo más rápido
– Reducir el trabajo manual y los costos de mano de obra
– Mantener y ganar más clientes
Los códigos de barras IM y eDoc agregan valor a su correo:
El servicio completo requiere el uso de códigos de barras IM en sus envíos postales, unidades de manipulación y contenedores. ¡También requiere que transmita eDoc utilizando PostalOne! sistema. ¿Sabía que estos requisitos le permiten vincular su información postal electrónicamente para que pueda comunicarse con el USPS casi en tiempo real? Esperar en la fila para enviar copias impresas de los documentos de envío debería ser historia. Al crear eDoc y usar IMb, podrá ahorrar tiempo comunicándose con el Servicio Postal casi en tiempo real, acelerar la aceptación y verificación, eliminar la necesidad de imprimir y proporcionar extractos postales impresos, reducir el trabajo manual, reducir el almacenamiento de papel costos y acceso a transacciones de correo en línea 24/7.
Algunas personas que envían correos consideran que enviar correos con servicio completo es más costoso que hacer
correos que no son de servicio completo. Muchos de estos correos solo envían bajo Servicio completo para los clientes que lo solicitan y solo hacen numeración única de piezas y contenedores e incluso eDoc solo para esos trabajos. La clave para evitar costes adicionales es ser coherente en la forma de hacer las cosas y automatizar la gestión de los códigos de barras de Intelligent Mail. Muchos programas de preclasificación pueden hacer esa gestión de números hoy y cuando envía todos sus trabajos por correo como servicio completo, procesos como la generación de Mail.dat, la edición posterior a la preclasificación y eDoc ya no son «excepciones».
Cuando se producen cambios durante la producción, debe cambiar los datos que envía a USPS. Los días de tachar cosas en el estado de cuenta postal y escribir los cambios quedaron atrás. En lugar de volver a ejecutar la preclasificación o usar su software de preclasificación para realizar cambios en sus datos después de la preclasificación, puede usar el software de pospreclasificación en su lugar. Por lo general, es más rápido y más fácil realizar estos cambios con el software de post-preclasificación. La mejor parte de usar la preclasificación para administrar Mail.dat es que no requiere que sepa mucho o nada sobre Mail.dat. Esto es muy conveniente ya que la persona que conoce primero estos cambios y está en la mejor posición para realizarlos rápidamente a menudo no es un usuario del software presort.
Obstáculos y soluciones para la transición a Full-Service:
Ahora, repasemos algunos de los desafíos con los que se puede encontrar y las soluciones disponibles durante la transición al servicio completo.
Administración de etiquetas de bandeja eDoc:
El servicio completo requiere que las bandejas de desbordamiento tengan etiquetas de bandeja numeradas de forma única y que los datos se incluyan en el eDoc transmitido a PostalOne!. Producir estas etiquetas y documentarlas en Mail.dat puede ser un verdadero desafío. El flujo de trabajo se interrumpe cuando tiene que:
– Ir y venir al departamento de TI para obtener etiquetas adicionales
– Buscar etiquetas perdidas
– Crear etiquetas para bandejas de desbordamiento/para hermanos
– Actualización de archivos Mail.dat para eDoc
– Documento hermano/bandejas de desbordamiento en eDoc
Solución: Interconecte su dispositivo de etiquetado de bandejas de la planta con el software de preclasificación posterior y automatice todas las tareas relacionadas con la impresión de etiquetas y la actualización de eDoc para PostalOne. Utilice un escáner y una red que ejecuten un software de post-preclasificación y podrá:
– Vuelva a imprimir etiquetas de bandeja perdidas o dañadas escaneando una pieza IMb en la bandeja
– Importar archivos Mail.dat y procesarlos automáticamente
– No es necesario esperar a que se impriman las etiquetas desde la sala de ordenadores
– Actualice su eDoc directamente desde su taller
– Imprima todas las etiquetas de las bandejas de un palé escaneando el cartel o la etiqueta del palé
– Incluir etiquetas de hermano «desbordamiento» de IMb en Mail.dat como Hermanos
– Dividir o fusionar archivos Mail.dat fácilmente
– ¡Proporcione recuentos de bandejas precisos para PostalOne! eDoc
– Si imprime las etiquetas de las bandejas a medida que se producen las bandejas, puede hacer que estas bandejas se marquen automáticamente como «listas para pagar» para que pueda administrar automáticamente los envíos parciales.
Actualización de Mail.dat eDoc para PostalOne!:
Las clasificaciones previas a menudo se realizan antes de la producción del correo, por lo que es posible que la información, como las fechas de envío y el peso de las piezas, no sea correcta en los archivos Mail.dat creados para el trabajo. Además, se deberá agregar cualquier nueva bandeja de desbordamiento que se cree cuando el correo no cabe en la bandeja según lo planeado. A menudo, divida los envíos por correo en varios días y será necesario cambiar estas fechas en los archivos Mail.dat.
Solución: use el software de «post-preclasificación» para realizar cambios comunes en Mail.dat para que los datos reflejen lo que realmente está enviando. El software posterior a la preclasificación puede ser lo suficientemente fácil de usar para los empleados de correo y el personal de la planta, y esas personas serán las primeras en saber que se necesita un cambio. De esta manera, un remitente puede evitar volver a ejecutar la clasificación previa o modificar los archivos Mail.dat utilizando el software de clasificación previa, que generalmente no es una función realizada por los empleados del correo. Esto traslada el costo de los cambios posteriores a la preclasificación del departamento de procesamiento de datos del remitente al departamento de correo, que generalmente tiene costos de mano de obra más bajos.
Entorno de prueba para correo (TEM):
Los remitentes que deseen enviar correos de servicio completo deben enviar archivos de prueba al «Entorno de prueba para remitentes de correo», también conocido como TEM, para asegurarse de que sus estados de cuenta electrónicos coincidan con sus estados de cuenta impresos antes de que puedan comenzar a reclamar el descuento de servicio completo. Gracias a los programas de certificación de software, estos requisitos de prueba se han simplificado, pero aún tendrá que pasar por las pruebas.
Solución: obtenga ayuda práctica de proveedores que ya pasaron por el proceso TEM y obtuvieron la certificación. Muchos proveedores que ofrecen un sistema de software certificado de servicio completo también ofrecen un servicio práctico personalizado para sus necesidades específicas.
Manifestación de lotes flotantes:
La manifestación de lotes flotantes es una forma popular de presentar correo de peso por pieza no idéntico, pero PostalOne no lo admite. Si un remitente desea cumplir con el servicio completo de correo inteligente, debe presentar eDoc para el pago del franqueo y todos los demás requisitos del servicio completo, pero también debe proporcionar al USPS los medios para ver sus manifiestos en papel o electrónicamente.
Solución: Utilice un software de post-preclasificación. Cuando los archivos Mail.dat se importan a un software de preclasificación, se puede crear una base de datos de manifiesto de lote flotante que permite a los remitentes ver o imprimir el manifiesto. Los remitentes con unidades de correo separadas pueden proporcionar a estas DMU una estación de trabajo de red con acceso a su preclasificación posterior que le permite al empleado no solo ver los manifiestos, sino también interactuar con ellos y profundizar hasta el nivel de una sola pieza durante la verificación.
Ajuste de extractos postales por deterioro:
En un entorno transaccional de primera clase (propietarios de correo y proveedores de servicios de correo que envían estados de cuenta, facturas, facturas, etc., que reflejan actividades transaccionales), todas las piezas de correo deben enviarse por correo y si las piezas se estropean durante la producción, deben reimprimirse y enviarse por correo. .
Si el remitente no puede reimprimir inmediatamente la pieza y colocarla de nuevo en la misma bandeja en la que se suponía que se enviaría por correo, deberá enviarla más tarde, a menudo a la tarifa completa de pieza única.
Dado que los remitentes no quieren pagar también el franqueo de las piezas estropeadas no enviadas por correo, querrán informar las piezas estropeadas a PostalOne. por lo que este franqueo se ajusta fuera de la declaración. Para muchos correos de primera clase que se manifiestan, el deterioro se reclama a las tarifas originales reclamadas, no a la tarifa más baja en el envío como la mayoría de los envíos de clase estándar.
Solución: Al usar un sólido software de post-preclasificación, puede ajustar las declaraciones de franqueo por deterioro de varias maneras. Los remitentes pueden:
– Importación de archivos generados por el software que gestiona la inserción inteligente basada en archivos que contiene información sobre el botín
– Escanee los IMb en piezas dañadas de correo calificado de servicio completo
– Ingrese los ID de pieza de la línea clave para eliminar piezas de un trabajo seleccionado
Algunos programas de posclasificación previa también pueden producir un «manifiesto de deterioro» que muestre qué piezas se quitaron de qué bandejas en el envío.
Prosperidad y éxito a largo plazo:
Incluso si el servicio completo no es un requisito, debe implementarlo lo antes posible para poder aprovecharlo para crear eficiencias operativas y una ventaja competitiva. A veces, si desea mantener más dinero, es necesario realizar mejoras en su operación de correo para la prosperidad a largo plazo. En lugar de pensar en el servicio completo como un requisito, debe adoptarlo como una tecnología innovadora que lo ayudará a administrar un negocio más exitoso. Revise las soluciones recomendadas en este documento y podrá hacer que Full Service funcione para usted. El servicio completo lo ayudará a prosperar y ser más rentable.
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