El surgimiento de Internet, la evolución de las demandas de los clientes, la presión para acelerar los procesos comerciales y la necesidad de establecer relaciones más colaborativas con proveedores clave y socios comerciales están empujando a las organizaciones hacia una solución ERP. Entonces, ¿qué es ERP?
Enterprise Resource Planning (ERP) se describe como un «paquete de sistema de información que integra información y procesos basados en información dentro y entre áreas funcionales de una organización». [1].
Las aplicaciones independientes tradicionales se diseñaron para clientes específicos, con funcionalidad limitada y aisladas de otras aplicaciones. Por el contrario, ERP es una herramienta comercial que integra todas las aplicaciones requeridas por una organización en su conjunto y conecta la organización con otras empresas en forma de red. Por lo general, se compone de varios módulos, como: un módulo financiero, un módulo de distribución o un módulo de producción. Hoy en día, los ERP han agregado nuevas funciones, como la gestión de la cadena de suministro, la gestión de datos de productos, el comercio electrónico y la gestión de almacenes. Por lo tanto, ERP abre una ventana de oportunidad para que las empresas compitan globalmente, respondan a las presiones competitivas y aumenten los ingresos.
Características y operaciones básicas del ERP:
ERP facilita el Sistema de información integrado en toda la empresa que cubre todas las áreas funcionales como Fabricación, Venta y distribución, Cuentas por pagar, Cuentas por cobrar, Inventario, Cuentas, Recursos humanos, Compras, etc.
– ERP realiza actividades comerciales centrales y aumenta la satisfacción del servicio al cliente.
– ERP facilita el flujo de información a través de diferentes secciones o departamentos de la organización.
– ERP cierra la brecha entre los socios comerciales, lo que permite una colaboración continua.
– ERP es una buena solución para una mejor gestión de proyectos.
– ERP está construido como una arquitectura de sistema abierto, lo que significa que permite la introducción automática de las últimas tecnologías, tales como: transferencia electrónica de fondos (EFT), intercambio electrónico de datos (EDI), Internet, Intranet, videoconferencia, comercio electrónico, etc.
– ERP no solo aborda los requisitos actuales de la empresa, sino que también brinda la oportunidad de mejorar y refinar continuamente los procesos comerciales.
– ERP proporciona herramientas de inteligencia comercial como los sistemas de soporte de decisiones (DSS), el sistema de información ejecutiva (EIS), la generación de informes, la minería de datos y los sistemas de alerta temprana (robots) para permitir que las personas tomen mejores decisiones y, por lo tanto, mejoren sus procesos comerciales.
– ERP rastrea una amplia gama de eventos en una organización y planifica actividades futuras basadas en estos eventos.
Fuerzas impulsoras del ERP:
1. La necesidad de aumentar la eficiencia de la cadena de suministro.
2. La necesidad de aumentar el acceso de los clientes a los productos o servicios.
3. La necesidad de reducir los costos operativos.
4. La necesidad de responder con mayor rapidez y flexibilidad a un mercado cambiante.
Implementación ERP Global:
Históricamente, la mayoría de las empresas internacionales han administrado sus sistemas a nivel regional, porque no había una solución única que fuera globalmente aceptable.
En el dinámico entorno empresarial actual, existe una gran necesidad de que las organizaciones se vuelvan competitivas a nivel mundial. La clave del éxito radica en la satisfacción del cliente, a través de la comprensión de las necesidades del cliente y el suministro de bienes y servicios de calidad en el menor tiempo posible. Para respaldar una perspectiva global, muchas empresas implementaron o están en proceso de implementar sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), para mejorar el nivel de coordinación entre las entidades nacionales de la misma empresa y también con los socios comerciales. Sin embargo, para lograr este nivel de coordinación, es importante contar con una estrategia de mercado global, una infraestructura de TI común y procesos de negocios implementados.
Un análisis de proyectos ERP globales pasados destaca la importancia de alinear la estructura de la organización con el proceso comercial y la estrategia comercial con la estrategia de TI para competir en el mercado internacional. ‘Threads’ es un buen ejemplo de una empresa internacional que reemplazó su sistema heredado con ERP. ‘Threads’ tenía una estructura de organización nacional que opera país por país.
Para obtener una visión global, ‘Threads’ decidió que era hora de cambiar transformando la empresa de una perspectiva geográfica local a una global. Por lo tanto, convertir a Europa en un solo mercado para sus operaciones comerciales y también garantizar la competitividad a través de un enfoque en la calidad, el precio y el servicio al cliente. La estructura organizativa prevista y el ERP global de soporte se muestran en [2].
Tecnologías habilitadoras: los sistemas ERP tradicionales requerían una infraestructura de tecnología de la información sofisticada y costosa, como computadoras centrales. Hoy en día, con el avance de la tecnología de la información y la reducción de costos de las computadoras, se hace posible que las PYMES piensen en sistemas ERP. Además, el poder de la arquitectura del servidor de cliente de tres niveles y la administración escalable de la base de datos relacional ha facilitado la implementación de sistemas ERP en múltiples ubicaciones.
Implementación de ERP
La implementación de un proyecto ERP es un proceso que consta de muchas fases. A continuación, un enfoque paso a paso simplificará el proceso y es más probable que produzca un mejor resultado. Los pasos normales involucrados en la implementación de un ERP son los siguientes:
o Planificación de proyectos
o Análisis comercial y operativo, incluido el análisis de brechas
o Reingeniería de Procesos de Negocio
o Instalación y configuración
o Formación del equipo de proyecto
o Mapeo de requisitos comerciales
o Configuración del módulo
o Interfaces del sistema
o Conversión de datos
o Documentación personalizada
o Formación de usuarios finales
o Pruebas de aceptación
o Soporte posterior a la implementación/auditoría
En resumen, la implementación de ERP puede transformar la forma en que una organización realiza negocios. Ayuda a la empresa a vincular sus recursos, utilizarlos y asignarlos de la mejor manera posible y controlarlos en tiempo real. Por ejemplo, en el caso de ‘Threads’, la transformación del sistema Legacy al sistema ERP resultó en una reducción de la redundancia de datos, una reducción de los gastos generales, un aumento en la capacidad de respuesta al cliente y los niveles de servicio al cliente en toda la empresa. Esto se ha facilitado mediante la implementación de un sistema ERP global común en toda su operación europea.
Factores críticos para el éxito de ERP:
La implementación exitosa de un proyecto de ERP requiere que la administración planifique cuidadosamente y cuente con todos los recursos humanos y financieros necesarios. A continuación se muestra una lista de los principales factores críticos para el éxito de ERP:
1- Apoyo a la Alta Dirección:
Entre los factores más importantes para el éxito del proyecto ERP se encuentra el compromiso y el apoyo de la alta dirección. El papel de la alta dirección incluye desarrollar una comprensión de las capacidades y limitaciones del sistema propuesto, establecer objetivos y comunicar la estrategia corporativa de TI a todos los empleados. [3].
2- Gestión de Proyectos:
Otro factor importante para el éxito de ERP es la gestión del ciclo de vida del proyecto desde el inicio hasta la fase de cierre. El Project Manager (PM) tiene la responsabilidad y la autoridad exclusivas para planificar y controlar el alcance del proyecto para cumplir con los entregables en el marco de tiempo y presupuesto dados.
3- Selección del paquete adecuado:
Seleccionar el paquete apropiado es una decisión gerencial importante. Analizar y evaluar las necesidades y los procesos de la organización ayuda a tomar la decisión correcta que mejor se adapte al entorno empresarial. Una selección cuidadosa del paquete correcto da como resultado una modificación mínima y una implementación y uso exitosos. Por otro lado, seleccionar el software incorrecto puede significar un compromiso con la arquitectura y la aplicación que no se ajustan al objetivo estratégico de la organización o al proceso comercial. [3].
4- Formación y educación de los usuarios:
Una implementación de calidad puede descarrilarse por empleados mal capacitados que no saben cómo operar correctamente el sistema ERP. Podría decirse que la transferencia de conocimientos a los empleados es más importante que la calidad del sistema. Por esa razón, las empresas deben utilizar consultores para realizar sesiones de capacitación sobre cómo funciona el sistema y cómo se relacionan con el proceso comercial.
5- Reingeniería de Procesos de Negocio:
La reingeniería de procesos comerciales es un requisito previo para seguir adelante con la implementación del sistema ERP. Se debe realizar un estudio BPR en profundidad antes de comenzar con ERP. La Reingeniería de Procesos Comerciales saca a la luz las deficiencias del sistema existente e intenta maximizar la productividad a través de la reestructuración y reorganización de los recursos humanos, así como de las divisiones y departamentos de la organización.
6- Recursos Dedicados:
Uno de los principales factores críticos para el éxito de ERP es determinar los recursos humanos y financieros necesarios para implementar el sistema. Esto debe hacerse en una etapa temprana del proyecto. Si no se comprometen los recursos necesarios, a menudo se atrasa el cronograma y el costo.
7- Competencia del equipo de proyecto:
Otro elemento clave del éxito o fracaso de ERP está relacionado con el conocimiento, las habilidades, las capacidades y la experiencia del gerente del proyecto y los miembros del equipo. El equipo del proyecto debe trabajar de manera coordinada para lograr un objetivo. Por lo tanto, es vital que los miembros del equipo tengan habilidades técnicas y comerciales para complementar su trabajo.
8- Metas y objetivos claros:
Establecer metas claras e identificar los objetivos del proyecto ERP es el tercer factor de éxito más crítico. La fase inicial de cualquier proyecto debe comenzar con una conceptualización de los objetivos y las posibles formas de lograr estos objetivos. Es importante establecer los objetivos del proyecto incluso antes de buscar el apoyo de la alta dirección. [3].
9- Soporte continuo del proveedor:
El soporte continuo del proveedor representa un factor importante con cualquier paquete de software. Los sistemas ERP requieren soporte continuo del proveedor para mantenerlos actualizados con los últimos módulos y versiones. Además de esto, el soporte del proveedor proporciona asistencia técnica y mantenimiento.
10- Comunicación interdepartamental:
La buena comunicación es un componente clave para el éxito de ERP. Por lo tanto, es esencial comunicarse de manera efectiva entre los miembros del equipo y el resto de la organización para que todo funcione correctamente.
Para concluir, la implementación de ERP podría convertirse en un proceso complejo y riesgoso, si no se gestiona adecuadamente. Las organizaciones necesitan identificar los problemas críticos que afectan el proceso de implementación. Tales como: seleccionar el paquete de software adecuado, asegurar el compromiso y el apoyo de la alta dirección, la cooperación de los socios comerciales, tener un conocimiento adecuado entre los miembros del equipo, capacitar a los empleados y mantenerlos informados. Todos esos problemas y otros más pueden minimizar el fracaso del proyecto ERP y maximizar el éxito de la implementación de ERP.
Referencias:
[1] Kumar, K. and Van Hillegersberg, J. ERP Experiences and Evolution, Communication of the ACM, (43:4), pp. 23-26, 2000.
[2] Holland C. y Light B. (1999) Implementación de planificación de recursos empresariales globales Obtenido el 27 de agosto de 2005 de: http://csdl2.computer.org/comp/proceedings/hicss/1999/0001/07/00017016.PDF
[3] Somers TM y Nelson K. (2001), El impacto de los factores críticos de éxito en las etapas de las implementaciones de planificación de recursos empresariales, publicado en la 34.ª Conferencia Internacional de Hawái sobre Ciencias de Sistemas 2001, Hawái
[4] Holland CP y Light B. (1999), Un modelo de factor de éxito crítico para la implementación de ERP, IEEE Software, mayo/junio de 1999, págs. 30-36
[5] Hammer M. y Champy J. (1994) Reingeniería de la Corporación, Nueva York, Harper Business.
[6] Kerchevak M. (2005) Five Steps to an ERP Solution, Obtenido el 3 de septiembre de 2005 de: http://archives.tcm.ie/businesspost/2005/06/05/story5254.asp
[7] Robinson S. (2004) A Developer’s Overview of ERP, Obtenido el 1 de septiembre de 2005 de: http://www.developer.com/design/article.php/3446551
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